Cada vez que quiero saludar a alguien por su onomástico, primero intento hacerlo de manera personal o por teléfono directamente; pero si no logro ese contacto, hago uso de un mensaje de texto. Cuando empiezo a escribir, surge en mi mente el deseo de no ser leído como prioridad o inmediatamente, y hasta secretamente, espero que tampoco me lean ese mismo día. Suelo pensar que si no me lee es porque ya está con sus festejos, quizá con las personas que le son más cercanas o significativas, o tal vez esté disfrutando de tiempo para sí mismo. Algunas veces inicio escribiendo con algo así: “espero que estés disfrutando tanto que no tengas tiempo para leer esto…” Sin embargo, cuando se trata de coordinar una reunión de trabajo, ahí espero que la respuesta sea casi instantánea, de manera inmediata, incluso que la gente esté metida en esta reunión desde el momento en que estoy empezando a escribir la invitación.
Gestión de reuniones de trabajo
En el caso de las reuniones de trabajo, muchas de ellas se comunican a través de un correo formal o, si hay mucha cercanía dentro del día a día, quizá se comunique al momento de los encuentros de pasillo, tal vez habrá alguien que pase la voz de persona a persona, diciendo algo como “tenemos una reunión de equipo ABC, respecto al tema DEF; será hoy a las 3:20pm” - aunque esa fecha solo indica hora de inicio, no siempre es fija y donde también puede variar el día, semana y, quien sabe, hasta de mes.
Cuando la comunicación de la reunión es únicamente así, solo queda claro que habrá una reunión, dentro del equipo en el que participamos, sobre algo en lo que estamos trabajando; o quizá ha ocurrido un cambio, nuevo escenario, un problema o cualquier otra cosa que nos hace que nos pongamos alerta, ansiosos y tensos.
Algo curioso la fobia es un miedo dirigido a algo específico; por ejemplo, agorafobia = miedo a los ambientes abiertos, entomofobia = miedo a los insectos, así que cuando desaparece este objeto, volvemos a funcionar de manera regular; pero cuando el miedo no tiene objeto definido y más bien está presente de manera constante, difusa y latente, a eso se le llama ansiedad; no se puede identificar qué o porqué nos ponemos tan alertas, temerosos e inseguros; pero, nos va paralizando, ahuyentando y drenando las ganas de enfrentarlo.
Una forma de quitar ansiedad en la convocatoria de nuestras reuniones es dar mayor claridad del tema, decir por ejemplo qué se espera solucionar, qué ha cambiado o cuál es la nueva prioridad, cuáles son los puntos críticos, cómo están proyectándose los resultados con los datos actuales, qué necesitamos que se traiga, analice o replantee; así como, quizá pedir casuística, datos puntuales respecto a algunas variables, que se traiga experiencias que se hayan explorado dentro de los estudios previos, o decir si se necesita convocar a expertos, consultores, teóricos u otros.
La convocatoria a la siguiente reunión debe ayudar a gestionar mejor los tiempos propios y de los demás, emplear sus capacidades hacia una solución o generación de alternativas, plantear escenarios y valorar al equipo. También compartir preguntas, dudas y responsabilidades:
“Nos reuniremos mañana de 3:00 a 4:30, para planificar – solucionar – evaluar. Los temas principales son…, me gustaría que nos enfoquemos en… Esta es nuestra prioridad, pero habrá que replantear el uso de presupuesto… ¿Tienen datos respecto a…?, alguien puede hacerse cargo de… Creen que deberíamos invitar a alguien más que pueda aportar…”
Te aseguro que una comunicación, como en el párrafo anterior, permite a los demás iniciar la exploración, prepararse para traer alguna propuesta, hacerse cargo de los nuevos datos, y quizá puedan buscar alguna asesoría, consejo o acudir a algún experto de manera no formal (leer algún artículo o preguntar a San Google).
Orlando G. Cruz Neyra
Engrama Consultores